Facebook
Instagram
LinkedIn
Twitter
YouTube
Google+

Timanttista digiä,

joka tuo tuloksia.

#verkkis

Tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 23.4.2018

Jokainen ihminen arvostaa yksityisyyttään ja niin arvostamme mekin. Toimintamme kuitenkin edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Olemme sitoutuneet kunnioittamaan yksityisyyttäsi ja noudattamaan henkilötietojen käsittelytoimenpiteissämme soveltuvia kansallisia ja kansainvälisiä säännöksiä (muun muassa Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen asettamia säännöksiä ja periaatteita).

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, millaisia henkilötietoja käsittelemme liittyen omien palveluidemme toimittamiseen ja markkinointiin, asiakassuhteen hallintaan, laskutukseen ja markkinoinnin palvelujen kehittämiseen, sekä kenellä on pääsy tietoihin ja millä perusteella. Toivomme, että luet selosteen huolella.

Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa, joten ole hyvä ja tarkista se säännöllisesti. Verkkosivuston ja liitännäisten palvelujen jatkuva käyttösi uuden version julkaisun jälkeen katsotaan muokattujen ehtojen hyväksynnäksi. Käyttämällä verkkosivustoamme, hyväksyt tietojesi käsittelyn tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

1 Rekisterinpitäjä

Verkkoasema Oy
Torikatu 26, 90100 Oulu
020 735 0299
[email protected]

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Toimitusjohtaja: Tiina Räisänen, [email protected]
Tietosuojavastaava: Outi Arontie, [email protected]

3 Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Verkkoasema Oy | Asiakas- ja markkinointirekisteri

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme ja näiden edustajien henkilötietoja.

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuden hallintaan liittyvissä asioissa (mm. palveluiden tuottamiseksi ja toimittamiseksi, laskutusta ja perintää varten, reklamaatioiden käsittelemiseksi, asiakastuessa ja asiakastyytyväisyyden mittaamiseksi), asiakasviestinnässä sekä Verkkoasema Oy:n ja sen yhteistyökumppaneiden tarjoamien palvelujen markkinoinnissa sekä palvelujen kehittämisessä.

Tietojasi saatetaan kerätä ja käsitellä myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin.

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavankaltaisia tietoja:

  • Nimi
  • Yritys
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Osoite
  • Titteli
  • Suostumustiedot
  • Yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot
  • Asiakaspalautetiedot
  • Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot
  • IP-osoitetieto tai muu tunniste
  • Evästäiden kautta kerättävät tiedot
  • Mitä asiantuntijamateriaaliamme olet tilannut/ladannut
  • Millä sivulla käyt, kuinka kauan viivyt sivustolla, mitä kautta tulit sivustolle ja mitä linkkejä klikkaat
  • Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot

Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai myöhemmin palveluidemme käytön yhteydessä. Keräämme tietoja myös järjestämistämme tapahtumista ja koulutuksista. Saatamme kerätä asiakkaita koskevia tietoja myös julkisista lähteistä tai rekistereistä, kuten LinkedInistä tai muista sosiaalisen median kanavista.

Keräämme Google Analytics- ja Active Campaign Analytics tai Viidakko CEM -palveluiden avulla verkkosivustomme kävijätietoa, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivustomme kävijöille relevanttia markkinointia. Tiedot tallentuvat automaattisesti rekisteriin käyttäjän jättäessä tiedot verkkosivuillamme tai käyttäessään www.verkkoasema.fi -palvelua.

Käyttämämme markkinoinnin automaation tarkoituksena on auttaa meitä palvelemaan sivustomme vierailijoita entistä paremmin. Emme lähetä massapostituksia, vaan pystymme tämän avulla kohdentamaan markkinointimme juuri sinua kiinnostaviin aihepiireihin.

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle.

Tietoja käsittelemme pääasiassa sopimusten täyttämiseksi ja valmistelemiseksi (esim. palveluidemme tuottaminen ja toimittaminen, asiakashallinta, reklamaatioiden ja asiakaspalautteen käsittely) sekä oikeutetun etumme perusteella (esim. suoramarkkinointi asiakkaillemme ja palveluidemme tuotekehitys).

Suostumuksellasi saatamme käyttää sähköpostiosoitettasi uutis- ja markkinointikirjeiden lähettämiseen tai käsitellä suostumuksesi perusteella muita tietojasi. Mikäli käsittelemme tietojasi vain suostumuksen perusteella, voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Saatamme käsitellä tietojasi myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään.

Tietojasi saatetaan jossain tapauksessa luovuttaa luottamuksellisesti yhteistyökumppaneillemme tai alihankkijoillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja kirjallisen toimeksiantosopimuksen nojalla. Tällaisia ovat esimerkiksi tietojen tallentamiseen tarkoitetut konesali- ja pilvipalvelut, käyttämiemme IT-järjestelmiä toimittajat sekä myynnin ja markkinoinnin tueksi ostetut ulkoiset palvelut.

Alihankkijamme ja yhteistyökumppanimme käsittelevät henkilötietoja sovitulla tavalla, kirjallisten ohjeidemme mukaisesti ja vain sovittujen, lainmukaisten tarkoitusten edistämiseksi.

Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi tai lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olemme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

Saatamme luovuttaa anonymisoitua tai tilastollista tietoa, jota ei ole mahdollista yhdistää henkilöön. Mikäli tällainen tieto ei enää ole katsottavissa henkilötiedoksi, saatamme luovuttaa tietoa kolmansille osapuolille myös muuta kuin tässä mainittua tarkoitusta varten.

Käytämme henkilötietojesi käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihisi EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Huolehdimme siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Siirrämme kaikissa tilanteissa henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojesi siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Sinulla on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla meihin yhteyttä; tai
  • henkilötietojesi siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste, kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymä Privacy Shield-järjestely.

Säilytämme henkilötietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa koskevien vastuiden toteuttamiseksi. Tarpeettomat tiedot poistetaan säännönmukaisesti.

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuolisten käytöltä palomuurein, virustorjuntaohjelmin, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Henkilötietoihin pääsy on ainoastaan Verkkoaseman valtuuttamilla henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Ilmaisemme henkilötietoja vain luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimusten perusteella sopimuskumppaneillemme, kuten alihankkijoillemme. Sopimuskumppaneidemme tulee sitoutua riittävän tietoturvan toteuttamiseen ja kaikilta osin henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Verkkosivustomme käyttää TLS-salattua HTTPS-yhteyttä, jolloin kaikki henkilötiedot ovat sähköisessä muodossa suojattu. Selaimessa huomaat tämän vihreästä lukosta osoitepalkin vasemmalla puolella. Jos tietoja on manuaalisessa muodossa, niitä säilytetään ulkopuolisilta lukituissa tiloissa ja tuhotaan tietoturvallisesti.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat automaattisesti tietokoneelle / päätelaitteelle kävijän vieraillessa eri verkkosivustoilla. Verkkopalvelumme hyödyntää evästeitä, jotta voimme tarjota palvelumme mahdollisimman käyttäjäystävällisenä ja laadukkaana.

Käyttämämme evästeet liittyvät markkinoinnin automaatiojärjestelmäämme (Viidakko CEM tai Active Campaign), Google Analyticsiin sekä käyttämiimme sosiaalisen median kanaviin eli LinkedIniin, Youtubeen, Twitteriin ja Facebook-yhtiöiden palveluihin.

Nämä ohjelmistot tallentavat muun muassa tietoja siitä, millä sivulla käyt, kuinka kauan viivyt sivustolla, mitä kautta tulit sivustolle ja mitä linkkejä klikkaat. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston liikenteen seurannan avulla kehitämme verkkosivustoamme, jotta se olisi entistä parempi ja pystymme tuottamaan käyttäjille paremman käyntikokemuksen.

Mikäli et halua verkkopalvelun saavan tietoja evästeiden avulla, voit kieltää evästeet (useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen). Voit estää Google Analyticsiä keräämästä tietoja sinusta, tutustua tarkemmin tähän Googlen verkkosivustolla. Huomaa kuitenkin, että tällöin verkkopalvelu ei välttämättä toimi häiriöittä.

13.1 Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Jokaisessa Verkkoaseman lähettämässä suorasähköpostissa on linkki, josta voit halutessasi estää suorapostitukset sähköpostiisi jatkossa. Voit myös lähettää suoramarkkinointikiellon sähköpostitse [email protected].

 

13.2 Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Jokaisella on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Voit pyytää meiltä tietosi tarkastettavaksi kohdan 14. mukaisella tavalla.

 

13.3 Oikeus vaatia tiedon oikaisemista tai poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)

Verkkoasema poistaa, oikaisee tai täydentää käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

 

13.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoittamisesta esimerkiksi silloin, kun hän kiistää henkilötietojensa paikkaansa pitävyyden ja vaatii henkilötietojensa oikaisua tai poistoa. Tällöin kyseisiä henkilötietoja saa vain säilyttää, ei käsitellä muutoin. Käsittelyn rajoittaminen varmistetaan teknisin toimenpitein.

Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, Verkkoasema ilmoittaa siitä rekisteröidylle.

 

13.5 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

 

13.6 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

 

13.7 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Verkkoasemalle.  Esimerkiksi jokaisessa Verkkoaseman lähettämässä suorasähköpostissa on linkki, josta voit halutessasi peruuttaa suostumuksesi suorapostituksiin sähköpostiisi jatkossa. Voit myös peruuttaa suostumuksesi kohdan 14. kuvaamalla tavalla.

 

13.8 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Rekisteriin liittyvät kyselyt ja pyynnöt voi toimittaa joko henkilökohtaisesti paikan päällä esittämällä henkilöllisyystodistuksen tai käyttämällä sähköistä lomakettamme. Lomake tarkistaa henkilöllisyytesi Visma Signin kautta esim. verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tiedot toimitamme sähköpostiosoitteeseesi salasanasuojattuna dokumenttina ja salasana lähetetään puhelimeesi tekstiviestinä.

Verkkoasema vastaa pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme myös kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Jos et hyväksy henkilötietojesi käsittelyä tämän tietosuojaselostuksen tarkoitusten ja oikeuksien puitteissa, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään täysimääräisesti toimintamme tarkoitusta. Niinpä jos et halua, että käsittelemme tietojasi näiden periaatteiden mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.