Digitalisoi prosessisi ilman mittavaa IT-projektia

Kun puhumme digitalisoinnista yrityksien toiminnan yhteydessä, sillä tarkoitetaan yleensä käsityön vähentämistä eli prosessien sekä toimintojen automatisointia. Yrityksen toimintojen digitalisointi vaatii aikaa ja huolellista suunnittelua, mutta toteutuksen ei tarvitse aina olla järkälemäinen IT-projekti.

Olemme saaneet supistettua järjestelmien määrän muutamaan Intrexxin avulla. Työntekijöidemme työ on tehostunut, nyt kun erilaiset tehtävät voi tehdä yhdessä järjestelmässä ja osa on automatisoitu. Koska järjestelmä on meidän oma, saamme siihen joustavasti muutoksia teetettyä tai halutessamme voimme tehdä parannuksia järjestelmään vaikka itse.

Esa Lahtela, Soprano Oyj

Intrexx – yksi alusta, rajattomat mahdollisuudet

Olemme toteuttaneet jo vuodesta 2016 kiinnostavia projekteja kansainvälisellä Intrexx alustalla. Alustan mahdollisuudet ja hyödyt ovat selvät:

1

Ketterästi integroitavissa.

Kehittäminen ja sovellusten rakentaminen on mahdollista ilman koodausosaamista.

2

Tuo tiedon turvallisesti yhteen paikkaan ylläpidettäväksi.

3

Kaikki järjestelmät yhdessä käyttöliittymässä.

4

Sovellettavissa eri tarpeisiin

toiminnanohjausjärjestelmän yksittäisistä osioiden parantamisesta tai korvaamisesta aina intranet- tai extranet-käyttöön.

Miksi harkita InTrexx-alustaa?

PROSESSIEN DIGITALISOINNIN TARPEET

1

Tieto

Tietoa kerääntyy yrityksen joka toiminnosta valtavasti. Onkin tärkeää, että tieto on saatavilla, se on virheetöntä ja ajantasaista, jotta yrityksen toiminta on tehokasta. Työntekijöille tulisi tarjota kaikki tarvitsemansa tieto yhdestä paikasta, jotta heidän ei tarvitse vaihdella vaivalloisesti eri järjestelmien välillä. Virheiden määrä moninkertaistuu, mikäli tietoa joudutaan vielä käsin siirtämään järjestelmästä toiseen. Tietoa on usein tarve myös rikastaa. Tiedon lähdejärjestelmä ei aina taivu tähän ja yhdenkin lisäkentän tekeminen järjestelmään on työn ja tuskan takana.

2

Prosessien tehostaminen

Toistuvien rutiinitehtävien automatisointi on yleisin syy digitalisointitarpeen syntyyn. Tuotantoprosesseissa voi olla myös pullonkauloja, joista halutaan päästä eroon. Usein tämä liittyy tiedon käsittelyyn, siirtämiseen tai erilaisiin hyväksyntäprosesseihin. Tavoitteena on toimintojen saaminen nopeiksi sekä virheettömiksi.

3

Etätyö

Työtä tehdään yhä enemmän muualla kuin toimistolla. Työntekijöille tulee tarjota helppo tapa päästä tarvitsemaansa dataan ja työkaluihin käsiksi ajasta ja paikasta riippumatta.

4

Työntekijöille räätälöity

Intrexx-ratkaisussamme jokaiselle työntekijälle tarjotaan henkilökohtainen käyttöliittymä, jonka he voivat personoida omaan käyttöönsä sopivaksi. Roolipohjaisen käyttäjähallinnan ansiosta jokainen työntekijä näkee vain sellaiset sovellukset ja dokumentit, joihin hänellä on luku- ja muokkausoikeus. Tämän seurauksena työntekijät näkevät yksilöllisessä näkymässään vain heille relevanttia informaatiota. Tämä ominaisuus lisää tietoturvaa ja parantaa käytettävyyttä tuomalla käyttäjälle kaiken, mutta hänelle vain olennaiset tiedot ja toiminnot ensisijaisesti näkyville.

Miten lähteä liikkeelle?

  1. Nykytilanne-analyysi: Kartoita pullonkaulat ja aikasyöpöt

    Pohdintavaihe on hyvä alku: arvioi, mitkä prosessit ovat hyödyllisiä ja mitä pitää parantaa. Mikäli jokin ei toimi analogisesti, se ei automaattisesti muutu digitalisoimalla paremmaksi. Prosessien digitalisominen ei auta, mikäli ongelma on prosessissa itsessään.

  2. Suunnitelma digitaaliseen muutokseen

    Laadi suunnitelma, joka käsittää yhtä lailla budjetin kuin myös koko muutostyön selvityksen. Käyttöönottosuunnitelma on tässä keskeinen: määrittele, mitä vaiheita projektin loppuun vieminen vaatii.

  3. Kumppaneiden ja alustan kartoitus

    Mieti, pystytkö toteuttamaan suunnitelman itse vai tarvitsetko siihen apua eri kumppaneilta. Kumppaneilla voi olla myös hyviä vinkkejä itse automatisoinnin suorittavan alustan valintaan – mikä toimii missäkin tehokkaimmin ongelman ratkaisujana.

  4. Toteuta, testaa ja kerää palaute

    Laadi vielä toteutussuunnitelma, jossa kuvataan ainakin yleisesti tekninen arkkitehtuuri, jolla ratkaisu toteutetaan sekä tarkemmin yksittäiset toiminnot ja vaiheet. Ota prosessiin kuuluvat henkilöt mukaan jo alussa ja testaa mallia sekä ratkaisua palautteen saamiseksi. Näin varmistat julkaistavan version toimivuuden sekä vähennät mahdollista muutosvastarintaa käyttäjissä.

  5. Julkaisu ja tuotetuki

    Kun ratkaisua on testattu ja pilotoitu riittävästi, ota ratkaisu käyttöön. Päivitä ohjeet ja prosessikuvaukset uuden toimintamallin mukaiseksi, kouluta käyttäjät ja kerro, mistä he saavat tarvittaessa tukea uuden ratkaisun käytössä. Pyydä hetken kulutta palautetta ratkaisusta, jotta viimesetkin haasteet saadaan taklattua ja prosessi suunniteltuun kuntoon.

Tarvitsevatko prosessinne digitalisaatiota?

Varaa juttuhetki Jyrkin kalenteriin!

Jyrki Sundström

Sinua saattaisi kiinnostaa myös nämä