Juuri tarpeisiin sopiva intranet

Tehosta yrityksen sisäistä viestintää omalla Intranetillä 

Intranet tehostaa yrityksen sisäistä tiedonkulkua ja digitalisoi prosessit yrityksen määrittelemällä tavalla. Varsinkin useiden toimipisteiden yrityksessä johdonmukainen toiminta on arvossaan. Työntekijöillä on mahdollisuus päästä omaan digitaaliseen työtilaansa, milloin ja mistä tahansa. Tämä tehostaa toimintaa, kun tarvittava tieto on saatavilla heti.

Digitaalinen työtila on myös tietoturvan kannalta parempi vaihtoehto, kuin lähetellä sähköpostilla liitetiedostoja tai tallentaa niitä alustaan, jonka ominaisuuksien hallinta eivät ole omissa käsissä. Myös dokumenttien hallinta helpottuu Intranetin avulla, kun käytössä on tehokas hakutoiminto sekä strukturoitu ja yhtenäinen tapa tallentaa tiedostoja. Omaa Intranetiä on myös mahdollisuus kehittää omien tarpeiden mukaan, toisin kuin esimerkiksi Teamsin yrityskanavaa.

Oman Intranetin keskeisimpiä hyötyjä ovat: 

1

Sisäisen viestinnän tehostuminen ja tietoturvan parantuminen.

2

Tehostaa yrityksen toimintaa

3

Materiaalien löydettävyys paranee

4

Ajasta ja paikasta riippumaton työskentely helpottuu

5

Toimintoja voidaan kehittää yrityksen tarpeen mukaan

Tutustu ratkaisuumme

Tämäkin vielä: tavoitekontrollia ja työyhteisön oma some 

Intranet tarjoaa käyttöön myös yrityksen johtamisen kannalta tärkeän työkalun eli dashboardin. Se kuvaa visuaalisesti yrityksen, tai jonkin tietyn toiminnon tehokkuutta. Dashboardiin saadaan näkyviin indikaattoreita (Key Performance Indicator, KPI), jotka mittaavat, kuinka tehokkaasti yritys on etenemässä kohti tavoitteitaan.

Intranetissä voidaan käyttää myös monia sosiaalisesta mediasta tuttuja ominaisuuksia. Tällöin puhutaan Sosiaalisesta Intranetistä. Sosiaalinen Intranet helpottaa henkilöstön keskinäistä kommunikointia ja vähentää siten mm. yrityksen sisäistä sähköpostiliikennettä. Käyttöön voidaan ottaa mm. chat ja muodostaa erilaisia ryhmiä tiimien avuksi.

Näin tehdään tehokas Intranet 

Intranetit hyötykäyttöön 

Toimivan intranetin toteuttaminen vaatii määrittelyä. Jos intranet on helppokäyttöinen ja vastaa työntekijöiden tarpeisiin, se on myös aktiivisessa käytössä. Jos intranet vain hankaloittaa ja hidastaa työntekoa, se jää käyttämättömäksi. Intranet kannattaakin suunnitella huolella. Usein pelkän kuivakan asian oheen kannattaa viritellä myös kevyempää, yrityksen kulttuuriin sopivaa sisältöä.

Intranet ilman yhteisiä pelisääntöjä 

Perinteisesti Intranet on ollut yritysten sisäinen tiedotuskanava ja tiedon säilytyspaikka, joskus valitettavasti jopa valtava ”tiedon musta aukko”. Kannattaa siis huolehtia, että myös intranetillä on jonkunlaiset käyttöohjeet ja suunnitelma, mihin minkäkin laista tietoa tallennetaan. Yhteisillä pelisäännöillä asiat pysyvät järjestyksessä ja intranet käyttökelpoisena.

Hyvin suunnitellun ja toteutetun Intranetin käyttäjä kokee sen todella auttavan oman tehtävän suorittamisessa ja tarvitsemansa tiedon löytämisessä. Tämä tehostaa yrityksen toimintaa.

Miten me sen teemme?

  1. Kartoitusvaihe

    Selvitetään, millaisia tarpeita asiakkaalla on Intranetin suhteen. Tässä vaiheessa voimme tarvittaessa auttaa asiakasta kertomalla eteemme tulleista hyvistä ja huonoista kokemuksista.

  2. Alustan valinta

    Autamme asiakasta valitsemaan tarpeisiin ja budjettiin sopivimman intranet-alustan.

  3. Määrittelyvaihe

    Kartoitusvaiheen pohjalta luodaan eräänlaiset ”rautalankamallit” ja kirjoitetaan kirjalliset kuvaukset toiminnoista.

  4. Suunnitteluvaihe

    Suurin painoarvo annetaan etusivun dashboardin suunnittelulle. Tässä vaiheessa suunnitellaan myös erilaisten sovellusten toiminnot sekä integraatiot muihin järjestelmiin. Tietoja Intranettiin voidaan hakea esimerkiksi yrityksen CRM:stä ja toiminnanohjausjärjestelmistä. Lisäksi suunnitellaan, miten kirjautuminen, käyttäjien roolit ja ryhmät yms. toteutetaan.

  5. Tekninen toteutus

    Toimituksen edistymistä katselmoidaan ja iteroidaan asiakkaan kanssa muutamaan kertaan, sillä vasta lopputuloksen nähtyään on mahdollista todeta täyttääkö toimitus asetetut tavoitteet.

  6. Asennus

    Intranet asennetaan palvelinympäristöön testausta varten. Intraan ajetaan testausta varten riittävästi sisältöä, jonka jälkeen aloitetaan varsinainen testaus.

  7. Käyttöönotto

    Järjestämme asiakkaalle porrastetusti koulutukset pääkäyttäjille ja pienempiä ylläpitohommia tekeville. Lopuksi, syötetään sisältö paikoilleen sopimuksesta riippuen joko asiakkaan tai Verkkoaseman toimesta.

Omalla intranetillä sisäiset toiminnot hallintaan

Varaa Jyrkin kalenterista aika.

Jyrki Sundström

SINUA SAATTAISI KIINNOSTAA MYÖS NÄMÄ