intranet

HANKI ENEMMÄN
NÄKYVYYTTÄ JA LIIDEJÄ

ALOITA TÄSTÄ!

Tehosta yrityksen sisäistä viestintää Intranetillä

Miksi?

Intranet tarjoaa käyttöön yrityksen johtamisen kannalta tärkeän työkalun eli dashboardin. Se kuvaa visuaalisesti yrityksen, tai jonkin tietyn toiminnon tehokkuutta. Dashboardiin saadaan näkyviin indikaattoreita (Key Performance Indicator, KPI), jotka mittaavat, kuinka tehokkaasti yritys on etenemässä kohti tavoitteitaan.

Intranettiä voidaan hyödyntää myös yrityksen prosessien digitalisoinnissa. Työntekijöillä on mahdollisuus päästä omaan digitaaliseen työtilaansa, milloin ja mistä tahansa. Tämä tehostaa toimintaa, kun tarvittava tieto on saatavilla heti, eikä vain toimistolla. Digitaalinen työtila on myös tietoturvan kannalta parempi vaihtoehto, kuin lähetellä sähköpostilla liitetiedostoja. Muutenkin dokumenttien hallinta helpottuu Intranetin avulla, kun käytössä on tehokas hakutoiminto sekä strukturoitu ja yhtenäinen tapa tallentaa tiedostoja.

Nykyään Intranetissä voidaan käyttää monia sosiaalisesta mediasta tuttuja ominaisuuksia. Tällöin puhutaan Sosiaalisesta Intranetistä. Sosiaalinen Intranet helpottaa henkilöstön keskinäistä kommunikointia ja vähentää siten mm. yrityksen sisäistä sähköpostiliikennettä. Käyttöön voidaan ottaa mm. chat ja muodostaa erilaisia ryhmiä tiimien avuksi.

 

Intranetin keskeisimpiä hyötyjä ovat:

  • Sisäisen viestinnän tehostuminen ja tietoturvan parantuminen.
  • Tehostaa yrityksen toimintaa
  • Materiaalien löydettävyys paranee
  • Ajasta ja paikasta riippumaton työskentely helpottuu

 

Yleisimmät haasteet?

  1. Intranetit hyötykäyttöön

Toimivan intranetin toteuttaminen vaatii määrittelyä. Jos intranet on helppokäyttöinen ja vastaa työntekijöiden tarpeisiin, se on myös aktiivisessa käytössä. Jos intranet vain hankaloittaa ja hidastaa työnteko se jää käyttämättömäksi. Kannattaakin siis suunnitella intranet huolella. Usein pelkän kuivakan asian oheen kannattaa viritellä myös kevyempää, yrityksen kulttuuriin sopivaa sisältöä.

  1. Intranet ilman yhteisiä pelisääntöjä

Perinteisesti Intranet on ollut yritysten sisäinen tiedotuskanava ja tiedon säilytyspaikka, joskus valitettavasti jopa valtava ”tiedon musta aukko”. Kannattaa siis huolehtia, että myös intranetillä on jonkunlaiset käyttöohjeet ja suunnitelma, mihin minkäkin laista tietoa tallennetaan. Yhteisillä pelisäännöillä asiat pysyvät järjestyksessä ja intranet käyttökelpoisena.

Parhaimmillaan Intranet on niin hyvin suunniteltu ja toteutettu, että käyttäjä kokee sen todella auttavan oman tehtävän suorittamisessa ja tarvitsemansa tiedon löytämisessä. Tämä puolestaan tehostaa yrityksen toimintaa.

 

Miten me se tehdään?

  • Kartoitusvaihe: selvitetään, millaisia tarpeita asiakkaalla on Intranetin suhteen. Tässä vaiheessa voimme tarvittaessa auttaa asiakasta kertomalla eteemme tulleista hyvistä ja huonoista kokemuksista.
  • Alustan valinta: Autamme asiakasta valitsemaan tarpeisiin ja budjettiin sopivimman intranet-alustan.
  • Määrittelyvaihe: kartoitusvaiheen pohjalta luodaan eräänlaiset ”rautalankamallit” ja kirjoitetaan kirjalliset kuvaukset toiminnoista.
  • Suunnitteluvaihe: suurin painoarvo annetaan etusivun dashboardin suunnittelulle. Tässä vaiheessa suunnitellaan myös erilaisten sovellusten toiminnot sekä integraatiot muihin järjestelmiin. Tietoja Intranettiin voidaan hakea esimerkiksi yrityksen CRM:stä ja toiminnanohjausjärjestelmistä. Lisäksi suunnitellaan, miten kirjautuminen, käyttäjien roolit ja ryhmät yms. toteutetaan.
  • Tekninen toteutus: toimituksen edistymistä katselmoidaan ja iteroidaan asiakkaan kanssa muutamaan kertaan, sillä vasta lopputuloksen nähtyään on mahdollista todeta täyttääkö toimitus asetetut tavoitteet.
  • Asennus: intranet asennetaan palvelinympäristöön testausta varten. Intraan ajetaan testausta varten riittävästi sisältöä, jonka jälkeen aloitetaan varsinainen testaus.
  • Käyttöönotto: järjestämme asiakkaalle porrastetusti koulutukset pääkäyttäjille ja pienempiä ylläpitohommia tekeville. Lopuksi, syötetään sisältö paikoilleen sopimuksesta riippuen joko asiakkaan tai Verkkoaseman toimesta.