Verkkoasema räätälöi Taloushallintoliitolle oman toiminnanohjausjärjestelmän

Verkkoaseman toimittama toiminnanohjausjärjestelmä toi Taloushallintoliiton työhön kaivattua tehostusta. Prosessien automatisointi vähentää turhauttavan työn määrää ja helpottaa työntekijöiden työkuormaa.

Taloushallintoliitto valvoo taloushallintoalalla toimivien jäsenten yleisiä ja yhteisiä ammatinharjoittamiseen liittyviä etuja, kehittää jäsenten ammatillista osaamista ja parantaa alan yleisiä toimintaedellytyksiä. Liitto järjestää mm. monipuolisia koulutuksia ja muita tilaisuuksia, tarjoaa sertifiointeja ja julkaisee omaa ammattilehteä.

Ennen yhteistyötämme Taloushallintoliitolla oli käytössään erilaisia Mac-pohjaisia sovelluksia, joiden elinkaari oli lopussa, eikä niiden kehittäminen ollut enää mahdollista. Turhaa tietoa oli kertynyt valtavat määrät erilaisiin taulukoihin ja sovelluksiin, toisaalta moni tärkeä tieto oli vain pitkään töissä olleiden ihmisten päässä. Päällekkäistä työtä tehtiin valtavasti ja samoja kirjauksia tehtiin moneen kertaan useaan eri paikkaan. Esimerkiksi asiakasyhteydenotot kirjattiin sähköposteista käsin post it -lapuille, eikä kenelläkään ollut tarkkaa tietoa siitä, kuinka paljon yhteydenottoja tuli.

Räätälöity järjestelmä ainoa mahdollisuus

Taloushallintoliitto kutsui aluksi tietojärjestelmäprojektien ja prosessien asiantuntijan Mika Ropposen kartoittamaan, miten toimintatapoja ja prosesseja voitaisiin tehostaa.

Kartoituksen jälkeen Ropponen lähti etsimään tietojärjestelmäkokonaisuutta, joka palvelisi Taloushallintoliiton moninaisia tarpeita parhaiten. Hän kävi läpi useita eri toimittajia ja ratkaisuvaihtoehtoja valmiista ERP-ratkaisuista erilaisiin yhdisteltäviin komponentteihin. Hyvin pian kävi kuitenkin selväksi, ettei mikään valmiista järjestelmistä vastannut täysin Taloushallintoliiton tarpeisiin. Valmiit järjestelmät kykenivät ainoastaan paikkaamaan tiettyjä prosesseja, eivät muodostamaan yhteyksiä toimintojen välille.

Niinpä Ropponen lähti selvittämään mistä löytyisi ketterä ja asiantunteva kumppani, joka pystyisi automatisoimaan ja tehostamaan prosessit, parantamaan palvelun laatua ja lisäämään samalla työntekijöiden tyytyväisyyttä työhönsä.

”Verkkoasemalla oli tarvittava teknologia ja osaaminen. He tarjosivat meille riittävän laajaa toteutusmallia ja pystyivät jo demovaiheessa osoittamaan, että kykenisivät viemään projektin läpi toivotulla tavalla. Siksi päädyimme tilaamaan projektin heiltä”, Ropponen sanoo.

oma Valtti-toiminnanohjausjärjestelmä työn alle

Verkkoaseman ja Taloushallintoliiton yhteistyö alkoi syksyllä 2021. Asetimme tavoitteeksi räätälöidyn Valtti-toiminnanohjausjärjestelmän toteuttamisen.

Aloitimme projektin teknisellä määrittelyvaiheella, jossa:

mietimme jo ennakkoon hyvin kuvatut prosessit tietojärjestelmän kannalta niin toimintojen kuin tietokannan yksittäisten tietokenttien tasolle asti
huomioimme kolmannen osapuolen integroitavat järjestelmät
huomioimme olennaisena osana olevat verkkokauppa- ja extranet-integraatiot WordPressiin.

Toteutimme Valtti-toiminnanohjausjärjestelmän digitalisaatioratkaisujen alustana toimivan Intrexx-ohjelmiston avulla. Rakensimme erilliset pääosiot omina web-sovelluksina, jotka jakavat tietoa keskenään. Kun esimerkiksi tilaus tulee verkkokaupasta, linkitetään siihen niin tilauksen tehnyt henkilö, henkilön yritys kuin tuote tuoterekisteristä. Näin tieto on etsittävissä eri sovellusten näkymistä joustavasti käyttäjän sen hetkisen tarpeen mukaisesti sekä tilaukselta että esimerkiksi asiakkaan tietojen takaa. Mikäli tilauksen maksutapana on käytetty laskua, muodostetaan lasku Valtista ja lähetetään se Taloushallintoliiton laskutusjärjestelmään Finvoice-muodossa edelleen asiakkaan laskutusosoitteeseen, esimerkiksi verkkolaskuna toimitettavaksi.

LUE LISÄÄ:
INTREXX – DIGITALISOI TOIMINTAA ILMAN MITTAVAA IT-PROJEKTIA

Automatisoidut prosessit sovellusten taustalle

Sovellusten taustalla on automatisoituja prosesseja, jotka huolehtivat mm. määräaikaisten tilausten päättämisestä sekä tiedonsiirrosta WordPressin ja Valtin välillä – kaksisuuntaisesti. Tuotehallinnan avulla Valtista voidaan julkaista myyntiin erityyppisiä tuotteita, kuten suuria tapahtumia, yksittäisiä koulutuksia, verkkokoulutuksia sekä näiden lisäksi kappaletavarana myytäviä tuotteita, esimerkiksi kirjoja. Myös ns. subscription-mallin mukaisia palveluita, kuten lehtiä sekä digitaalisia palveluita, voidaan hallita Valtin ja verkkokaupan välillä. Tuotteista voidaan muodostaa myös kokoelmia, ts. yksi tuote voi sisältää useita erilaisia tuotteita ja hinta määritetään kokoelmatuotteella.

LUE LISÄÄ:
JÄRJESTELMILLÄ TEHOA MYYNTIIN

Kehitystyö jatkuu

Valtti verkkokauppoineen sekä extranet-palveluineen otetiin käyttöön kesällä 2022. Projekti ei suinkaan ole valmis, vaan kunnianhimoisia tavoitteita niin Valtin kuin digitaalisena palvelukanavana toimivan verkkopalvelukokonaisuuden suunnittelua ja toteutusta jatketaan edelleen. Tulevaisuudessa Valtin suorittamia automaatiota lisätään helpottamaan ja vähentämään Taloushallintoliiton henkilöstön työkuormaa. Taloushallintoliiton asiakkaille ja jäsenille kohdennettuun digitaaliseen palvelukanavaan lisätään yhä enemmän toimintoja, joilla asiakaspalvelu sujuu nopeammin ja sujuvammin.

Järjestelmän elinkaari tulee olemaan 10–15 vuotta.

LUE LISÄÄ: SITOUTA ASIAKKAASI EKSTRANETILLÄ

Tulos: Parempaa palvelua vähemmällä työmäärällä

Prosessien automatisointi vähentää merkittävästi turhauttavia, manuaalisia töitä, joihin Taloushallintoliiton asiantuntijat ovat käyttäveet huomattavan määrä tunteja.

Valtissa pystyy nyt hallinnoimaan:

asiakkuuksia ja jäsenyyksiä
tuotteita ja niiden hintoja
tapahtumia ja niiden myyntiä
erilaisten tilausten kuten lehtien ja osallistumisten käsittelyä ja laskutusta
digitaalisia palveluita
asiakaspyyntöjä ja niiden käsittelyä
erilaisia projekteja.

”Taloushallintoliiton järjestelmät toimivat tietysti aiemminkin, mutta ne vaativat paljon työtä. Lähtökohtana uudelle järjestelmälle oli pystyä palvelemaan verkostoa paremmin vähemmällä työmäärällä. Eli se mihin atk:lla yleensä pyritään, poistamaan turhat työt. Jo tässä vaiheessa voi sanoa, että nämä tavoitteet on nyt toteutettu”, Ropponen sanoo.

Verkkoasemalla oli tarvittava teknologia ja osaaminen. He tarjosivat meille riittävän laajaa toteutusmallia ja pystyivät jo demovaiheessa osoittamaan, että kykenisivät viemään projektin läpi toivotulla tavalla. Siksi päädyimme tilaamaan projektin heiltä.
Mika Ropponen